Du fait de la prise en charge de publics vulnérables, le secteur médico-social demande les extraits de casiers judiciaires aux personnes qui vont être embauchées. Mais lorsque vous effectuez cette collecte, et que vous les conservez dans les dossiers RH, vous créez un fichier de données d'infractions, ce que la CNIL vous interdit. En effet la création de tels fichiers est réservée aux autorités publiques et à certaines professions règlementées.
Aussi il est recommandé d'introduire dans vos procédures une vérification qui débouchera sur l'inscription d'une mention "vérification faite", et de ne pas conserver les extraits de casiers judiciaires dans les dossiers.
La même attitude est requise pour les permis de conduire.
On peut les demander périodiquement si les personnes sont amenées à conduire le véhicules dans le cadre de leur emploi, (mais surtout pas le relevé de points), les vérifier, mais il est beaucoup plus discutable d'en conserver une copie.
Si le salarié est amené à conduire un véhicule de l'entreprise, l'employeur sera fondé à conserver le numéro du permis et la date de délivrance afin de le communiquer en cas d'infraction.
Et bien sûr... tous ces documents s'ils existent encore doivent être enlevés dans les dossiers d'archives …